Réunions professionnelles privées : comment mettre à l’aise ?
La tendance des nouveaux dirigeants est d'organiser des micro-réunions pour asseoir une relation de proximité et de confiance avec leurs collaborateurs, leurs prospects ou leurs clients.
Pour cela, ils doivent penser à plusieurs éléments clés comme l'objet de la réunion, le choix du lieu et l'agencement et l'aménagement de ce dernier. Voici donc quelques conseils pour mettre à l'aise des invités ou ses collaborateurs lors de réunions professionnelles.
L'objet de la réunion comme élément indispensable
L'objet de la réunion est l'élément central des réunions professionnelles, et on retrouve plusieurs formes :
- présentation d'un concept ;
- lancement d'un produit ;
- réunion de logistique ou organisationnel ;
- réunion créative pour faire émerger de nouvelles idées ;
- etc ;
L'objet de la réunion va déterminer le type d'espace retenu, et la forme qu'on souhaite lui donner pour véhiculer au mieux l'ADN et le dynamisme de l'entreprise. Dès lors, vous pourrez passer au choix du lieu.
Le choix d'un lieu stratégique
D'un côté, il y a les entreprises qui n'ont pas la chance de disposer d'espaces adaptés à chaque typologie de travail comme des bureaux en open space, un auditorium, une salle de repos ou une salle de réunion. Ces dernières doivent donc faire preuve d'originalité pour accueillir les collaborateurs dans des conditions adaptées et propices aux échanges.
De l'autre, on retrouve les dirigeants établis à domicile. Ils y conjuguent vie personnelle et vie professionnelle, mais, pour accueillir des collaborateurs, des fournisseurs ou encore des grands comptes lors de réunions privées, ils doivent trouver un espace extérieur.
Les propositions de lieux atypiques pleuvent pour permettre aux entreprises de se démarquer (restaurant, péniche, galerie d'art...), mais ceux-ci ne sont pas toujours équipés pour accueillir des réunions de travail.
Penser à l'agencement et à l'aménagement
Une fois le lieu retenu, le dirigeant doit penser à l'agencement pour mettre à l'aise ses interlocuteurs.
Au-delà des éléments techniques parfois indispensables (tablettes, écrans, vidéoprojecteurs...), le lieu doit également être pourvu en mobilier, adéquat de préférence ! Si ce n'est pas le cas, l'entreprise peut faire appel à une agence de location de mobilier comme Agence Parade, basée à Nantes.
Les agences de location de meubles sont là pour répondre au mieux à la demande des professionnels qui ont un besoin de créer un véritable espace d'échange et de relations professionnelles. Certaines ont même créer leur propre mobilier pour proposer des services sur-mesure. [ En savoir plus ici ]
Quelques astuces à retenir
Dans un souci de rompre la monotonie, il faut quitter la forme très académique des tables et chaises classiques. En effet, un agencement rigide limite la créativité : les entreprises recherchent donc du mobilier nouveau, inhabituel, en fonction de l'objet de la réunion.
On introduira par exemple du mobilier de salon avec des canapés, tables basses, tapis, poufs, tables hautes connectées avec tabourets design, ou avec du mobilier ludique comme les sitting-balls et les modules, permettant d'interagir différemment.
Le mobilier se doit de ne pas être seulement esthétique. Il est temps d'en finir avec les chaises pliantes rigides et inconfortables. On privilégie du mobilier ergonomique, adapté à l'événement. On intègre des accessoires et un éclairage doux pour créer une ambiance et offrir aux collaborateurs des conditions optimales de travail.
A propos de moi : Bruxellette Babbel
Je m'appelle Bruxellette Babbel, passionnée par la vie urbaine et les petits secrets de notre belle capitale belge. J'adore dénicher les adresses insolites, les événements à ne pas manquer et partager mes coups de cœur gourmands. Sur Babatic, je vous invite à explorer avec moi les ruelles animées, les marchés locaux et les tendances qui font vibrer Bruxelles. Mon objectif ? Vous faire aimer la Belgique, une histoire à la fois. Rejoignez-moi pour découvrir la Belgique autrement, entre tradition et modernité !
